Perfekcyjna konferencja w hotelu – jak ją zorganizować?

Organizacja konferencji naukowej lub biznesowej wiąże się ze znalezieniem odpowiedniego miejsca. Alternatywą dla centrum konferencyjnego jest hotel. To doskonałe rozwiązanie, jeżeli spotkanie ma trwać dłużej niż jeden dzień. Jak zorganizować konferencję krok po kroku? Poniżej zgromadziliśmy praktyczne wskazówki. Dowiedz się, jak zorganizować konferencję, aby okazała się ona sukcesem.

1. Określ liczbę uczestników i termin konferencji

Jedną z kluczowych kwestii jest liczba uczestników, która weźmie udział w organizowanej konferencji. Im więcej osób będzie uczestniczyć w spotkaniu, tym większa będzie potrzebna sala konferencyjna. Hotele dysponują salami konferencyjnymi mieszczącymi od kilku do kilkudziesięciu osób. Przed wyborem lokalizacji warto znać dokładną liczbę gości, aby dostosować wielkość pomieszczenia do oczekiwanej frekwencji. To obniży koszty organizacji wydarzenia. W naszym hotelu do dyspozycji gości są dwie sale multimedialne – jedna na 15, druga na 40 osób.

Organizacja konferencji wymaga ustalenia terminu dogodnego dla jej uczestników. Najczęściej organizatorzy wybierają termin po zakończeniu sezonu letniego. To dobry moment, bo hotele są mniej zatłoczone; mniejsza jest też szansa, że termin konferencji będzie kolidował z planami urlopowymi poszczególnych gości.

2. Określ budżet konferencji – sprawdź, na czym mądrze zaoszczędzić

Organizacja konferencji wiąże się z wydatkami, które z kolei są jedną z kluczowych kwestii. Gdy budżet jest ograniczony, warto skrupulatnie zapisywać wszelkie koszty, aby później je przeanalizować. Na czym można zaoszczędzić? Choćby na profesjonalnym sprzęcie, bez którego się nie obejdzie. Jeżeli konferencja odbędzie się w hotelu, w którym znajduje się sala konferencyjna, to organizatorzy nie będą musieli ponosić dodatkowych kosztów wynajmu nagłośnienia, flipchartów, projektora czy ekranów – wyposażenie zostanie im udostępnione w cenie.

Jeżeli organizujesz konferencję biznesową, sporo zaoszczędzisz, rezygnując z rozpoznawalnego konferansjera. Alternatywą dla drogich upominków wręczanych najważniejszym gościom, mogą być dodatkowe atrakcje oferowane przez hotel, np. zabiegi SPA. Kolejnym obszarem pozwalającym obniżyć koszty jest przygotowanie i druk materiałów reklamowych.

3. Organizacja konferencji – przygotuj harmonogram

Jak zorganizować konferencję krok po kroku? Pomoże w tym harmonogram prac. Powinien on obejmować wszystkie najważniejsze czynności, czyli m.in.: przygotowanie zaproszeń dla prelegentów i gości, dystrybucję materiałów szkoleniowych, ustalenie, ile czasu zajmą przemówienia poszczególnych uczestników konferencji oraz zaplanowanie przerw kawowych i obiadowej. Jeżeli konferencja ma trwać kilka dni, dobrze też przygotować atrakcje, z których uczestnicy będą oni mogli skorzystać w czasie wolnym.

Stworzenie szczegółowego planu wydarzenia pozwoli Ci rozplanować prace i jednocześnie zagwarantuje, że nie zapomnisz o istotnych terminach. Przykładowo na miesiąc przed planowaną datą konferencji zamówisz zaproszenia i potrzebne materiały szkoleniowe dla gości oraz potwierdzisz obecność kluczowych uczestników.

4. Konferencja w hotelu? Tak, ale pamiętaj o lokalizacji i udogodnieniach

Konferencje często odbywają się w hotelach i pensjonatach z uwagi na możliwość skorzystania przez uczestników z noclegu. Jeżeli Ty również planujesz zorganizować konferencję w ośrodku wypoczynkowym, zwróć uwagę na jego położenie. Wybrany przez Ciebie hotel powinien znajdować się w dobrze skomunikowanym miejscu. Znaczenie ma również jego standard i jakość obsługi. Jeżeli wśród uczestników są goście z zagranicy, nie powinni oni mieć problemu z porozumieniem się z załogą hotelu. Istotny jest też dostęp do bezprzewodowego internetu w pokojach.

Jeżeli program spotkania został rozłożony na kilka dni, dobrze, aby hotel znajdował się w miejscowości atrakcyjnej turystycznie, np. nad morzem. Pracownicy naszego hotelu pomagają organizatorom zagospodarować czas wolny uczestników konferencji. Zapraszamy do zapoznania się ze szczegółami naszej oferty konferencyjnej.

5. Wyposażenie sali konferencyjnej – na co możesz liczyć?

Od wyposażenia sali konferencyjnej w dużej mierze zależy komfort uczestników. Najlepsze hotele proponują pomieszczenia klimatyzowane, które są w pełni wyposażone. Inaczej mówiąc, do dyspozycji organizatorów konferencji pozostają wszelkie udogodnienia, w tym dobre nagłośnienie, sprzęt audiowizualny i multimedialny. Takie rozwiązanie jest bardzo korzystne dla organizatora, gdyż nie musi on korzystać z usług podwykonawców.

Dla wielu organizatorów znaczenie ma możliwość zmiany układu sali (ustawienia stołów i rozmieszczenia krzeseł). Niektóre konferencje są połączone ze szkoleniami. Wówczas uczestnicy biorą udział w wykładzie, a następnie pracują w grupach. To wymusza zmianę rozmieszczenia mebli, zgodnie z potrzebami gości.

6. W kwestii cateringu pomogą pracownicy hotelu

Konferencje organizowane w hotelach mają dużą zaletę – nie trzeba martwić się o poczęstunek dla gości, wystarczy odpowiednio wcześniej omówić tę kwestię menedżerem hotelu. Przy ustalaniu menu, należy wziąć pod uwagę różne preferencje kulinarne gości. W tej kwestii warto zdać się na specjalistów – szef kuchni czy menedżer hotelu skutecznie pomogą w skomponowaniu karty dań i zadbają, aby goście byli zadowoleni z poczęstunku.

Nasz hotel dysponuje przestronną, bo przeznaczoną dla 80 osób salę restauracyjną. W przyhotelowej Restauracji a’la Carte na gości czeka bogate menu. Szef kuchni poleca m.in. smażone krewetki i pieczonego halibuta.

7. Nie zapomnij o feedbacku – jak konferencja w hotelu podobała się gościom?

Jak zorganizować konferencję krok po kroku? Nawet organizatorzy, którzy mają doświadczenie, chętnie wsłuchują się w oczekiwania i potrzeby uczestników. Aby konferencje, które będziesz organizował w przyszłości, były jeszcze lepsze, powinieneś pamiętać o uzyskaniu informacji zwrotnej od każdego uczestnika. Najczęściej praktykowanym rozwiązaniem są ankiety wypełniane przez gości pod koniec spotkania.

Jeżeli zdecydujesz się na ankietę, pamiętaj, aby pytania dotyczyły różnych kwestii, np. oceny wykładów pod względem merytorycznym, praktyczności szkoleń, cateringu, dodatkowych atrakcji, z których goście mogli skorzystać, czy dojazdu do hotelu. Dobrze też pozostawić miejsce na dodatkowe uwagi uczestników.